PPID KPU Kota Sawahlunto baru terbentuk pada tangal 25 Mei 2015 dengan mempedomani Peraturan KPU Nomor 1 Tahun 2015 tentang Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik di Lingkungan Komisi Pemilihan Umum. Melalui Keputusan Ketua KPU Kota Sawahlunto ditetapkan struktur pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) pada KPU Kota Sawahlunto. Karena adanya perpindahan pegawai, struktur pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) pada KPU Kota Sawahlunto mengalami perubahan. Yang terbaru ditetapkan melalui Keputusan Komisi Pemilihan Umum Kota Sawahlunto Nomor 9 Tahun 2025  tentang Perubahan Ketiga atas Keputusan Komisi Pemilihan Umum Kota Sawahlunto 99 Tahun 2023 Tentang Struktur Pejabat Pengeleola Informasi dan Dokumentasi Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Sawahlunto.